.
Formatændringer – hvad sker der?

af Bodil Dalgaard-Møller, Anne G. Rasmussen og Susanne Thorborg, databasekonsulenter i DBC’s Netdivision.

Katalogdataudvalget vedtog i efteråret 2002 en række ændringer i danMARC2. Fra 1. april 2003 er ændringerne implementeret i DanBib. Hvad sker der egentlig i den mellemliggende tid?
I denne artikel fortæller vi lidt om, hvad vi gør i DBC, når formatændringer skal føres ud i livet i DanBib og bibliotek.dk – og hvordan vi informerer om, hvad vi har gjort.

Biblioteksstyrelsen beslutter og publicerer formatændringer

Det er Biblioteksstyrelsen, der fastlægger de danske bibliotekers fælles udvekslingsformat for bibliografiske data: danMARC2. Arbejdet med vedligeholdelse af formatet varetages af Katalogdataudvalget, og det er her ændringsforslag til formatet behandles og besluttes. Samtidig med behandlingen af formatændringerne vurderer Katalogdataudvalget, hvilke konsekvenser disse har i forhold til “Praksisregler for søgeveje”.
Når formatændringer er besluttet, offentliggøres de af Biblioteksstyrelsen. Det sker dels på Biblioteksstyrelsens hjemmeside, dels i form af ajourføringer i online-udgaven af formatet.

DBC vurderer konsekvenser og beslutter ibrugtagningstidspunkt i DanBib mv.

Så snart vi i DBC kender de endelige beslutninger vedr. ændringer i format, praksisregler mv., går vi i gang med at vurdere, hvilke konsekvenser det har i forhold til DanBib, bibliotek.dk:
Hvilke konsekvenser har ændringerne for eksisterende data i baserne? Er der behov for at ændre i søgeveje eller i vis-formaterne? – Og hvad betyder det for download-formater og dataleverancer? Medfører det omlægning af registreringspraksis til Nationalbibliografien og i bibliotekskatalogiseringen, og skal der “skrues” på noget i DBC’s eget katalogiseringssystem?
Alt efter omfanget af de opgaver, der skal løses, beslutter vi, hvornår vi kan være klar til at modtage og aflevere poster, der er i overensstemmelse med det reviderede format.

Varsling af systemleverandører og kunder

Hvis vi skønner, at formatændringerne vil få systemmæssige konsekvenser for bibliotekerne, udsender vi et varsel til dataleverancekunder og til alle leverandører af bibliotekssystemer i Danmark. Dette varsel udsendes normalt mindst 3 måneder før ændringerne træder i kraft i DanBib.
Typiske eksempler på ændringer, som skal varsles, er indførelse af nye felter eller delfelter i formatet. Mindre væsentlige ændringer, som vi kan implementere med kortere frist, kan fx være tilføjelse af nye katalogkoder i Bilag G, ændringer i noter om anvendelse af konkrete felter eller delfelter etc.
Er vi i tvivl, vil vi altid foretrække at varsle ibrugtagningen med de aftalte 3 måneders frist.

Tilretning af DanBib og Bibliotek.dk

I DBC’s Netdivision tager vi os af de konkrete opgaver med tilretning af DanBib og bibliotek.dk. De fordeler sig på områderne: basevedligeholdelse, søgeveje, vis- og download-formater, import/eksport af poster til/fra DanBib samt hjælpetekster og nyhedsinformation.

Basevedligeholdelse

I nogle tilfælde, vil ændringer i udvekslingsformatet have konsekvenser for eksisterende data i DanBib. Et eksempel herpå er sprogkoderne, hvor revisionen af bilag D betød et stort antal rettelser af poster i DanBibs “base folk”.

Søgeveje

Tilretning af søgeveje består i at rette de tabeller, der “styrer” hvilke delfelter i posten, der kan søges med hvilke søgekoder, fx at delfelt 245*a indgår i søgninger med koden “ti”.
Samtidig skal vi vurdere, om søgning i DanBib er dækket tilstrækkelig ind af “Praksisreglerne” eller om der er behov for supplerende registre i DanBib. Er det sidste tilfældet, skal der tillige foretages rettelser i DBCs Z39.50-adgang, så de nye registre kan nås af bibliotekernes Z39.50-klienter. Denne “mapning” kræver, at der vedtages en såkaldt USE-attribut enten af BS eller af DBC. Denne nye attribut skal selvfølgelig også dokumenteres i enten danZIG-profilen eller på DBC’s hjemmeside.
I nogle tilfælde vil det være nødvendigt at køre basernes registre om, hvis nye data skal gøres søgbare. Omkørsel af registre i DanBib eller bibliotek.dk er en “stor sag”, som ikke kan klares uden at det mærkes på basens funktionalitet mens det står på. Derfor er det ikke noget, der normalt vil blive gjort hver gang der ændres i formatet. I stedet vil vi samle ændringerne op over en periode og lade dem indgå samlet i en større registeromkørsel.

Vis- og download-formater

Formatændringer skal naturligvis også afspejles i de mange forskellige vis- og download-formater der findes til DanBib.
Hvor meget arbejde, der konkret er forbundet hermed, vil selvfølgelig variere en del. Eksempelvis krævede ændringen vedr. tekniske oplysninger til den specifikke materialebetegnelse i felt 300*e ikke meget arbejde med vis-formaterne. I modsætning hertil har der været en del mere at gøre i forbindelse med implementering af de seneste formatændringer, fx i visningen af de felter, hvor der nu er oprettet særlige *y-delfelter til angivelse af en alternativ tekst til en klikbar URL.
For download-formaternes vedkommende handler det især om, at ændringer i danMARC2 skal følges op med rettelser i de konverteringer til andre formater, fx MARC21, der tilbydes fra DanBib.

Import- og eksportfiltre

Både når vi modtager poster fra bibliotekerne og når vi eksporterer dem i form af dataleverancer bruger vi forskellige “filtre” der skal sikre, at kun valide felter, delfelter mv. udveksles. Når der skal ændres i formatet, skal der naturligvis også ændres i disse filtre, således at vi fx ikke udelukker nye felter.
Ved import af poster fra folkebiblioteker filtreres eventuelle lokale felter fra og valideringen sørger for, at poster, der ikke overholder de aftalte “spilleregler” for udveksling af data mellem DanBib og folkebibliotekerne, sorteres fra.
Også poster fra forskningsbiblioteker bliver kontrolleret og valideret i forbindelse med import til DanBib – om end kontrollen er mindre “skrap” end på folkebiblioteksområdet. Men også her er det vigtigt, at det anvendte filter svarer til det gældende format. Fx må poster efter den seneste revision nu indeholde 860 *y. Hvis dette delfelt ikke indføjes i valideringsfiltret, vil posten blive afvist med “Ulovligt delfelt”.
I dataleverancer fjerner vi et antal lokale DBC-felter som er en del af det fælles udvekslingsformat inden posten indgår i dataleverancen. Det kan fx dreje sig om helt interne katalogisatornoter eller koder, der kun anvendes internt, fx i forbindelse med katalogproduktion.

DBC’s registreringspraksis

Samtidig med de tekniske forberedelser i Netdivisionen går DBC’s Datadivision i gang med at beslutte hvilke ændringer i registreringspraksis formatrevisionen eventuelt skal medføre.
Datadivisionens beslutninger bliver dokumenteret såvel i DBC’s interne registreringspraksissystem som eksternt, i bl.a. Bibliografisk Nyt. Eksempelvis kan DBC’s praksis for brug af de nye delfelter og koder vedr. netdokumenters tilgængelighed ses beskrevet i Bibliografisk nyt.

Dokumentation og information

Når vi så er færdige med selve opgaven, skal vi dokumentere og informere.
Dokumentation vil ofte blive publiceret i Bibliografisk nyt og, hvis det er relevant, i DanBib Dokumentation – hertil kommer naturligvis selve formatet og Praksisreglerne, som er Biblioteksstyrelsens ansvar.
Men derudover vil vi ofte supplere med nyhedsinformation og evt. nogle hjælpetekster. I dag bruges næsten udelukkende mailinglister til nyhedsinformationen – men det sker at vi også sender den i DBC Nyt.

Mailinglister:

Man kan tilmelde sig DBC’s mailinglister fra hjemmesiden: www.dbc.dk. De vigtigste mailinglister er i denne sammenhæng:
biblnyt: korte meddelelser vedr. DBCs anvendelse af bibliografiske standarder mv. Det er også her, vi fortæller når Bibliografisk Nyt er blevet opdateret med nye informationer.
data-ind: meddelelser og praktiske vink til folkebibliotekerne vedrørende indsendelse af katalogiseringer og lokaliseringsindberetninger til DanBib.
post-meddel: mailingliste, til meddelelser og nyheder om dataleverancer og DBC’s posthus. Det vil også være på denne liste, at vi udsender varsling af ibrugtagning af nye felter og delfelter i formatet. (Disse sendes dog også altid i et brev direkte til systemleverandørerne).
z-info: nyheder, informationer og driftsmeddelelser vedrørende Zpunkt, som er DBCs z39.50-indgang. Her vil vi bl.a. fortælle, hvis der sker ændringer i søgevejene, fx nye attributter, nye downloadformater.
DanBib-info (og tilsvarende for andre baser): konsekvenser for søgning, visning og evt. download som ændringen kan have. Ofte ved en kortfattet info med link til mere omfattende information i en Nyhed på netpunkt eller en side på DBCs Brugerinformation.

DanBib-dokumentation og nyheder på netpunkt.dk

DanBib-dokumentationen findes sammen med DBCs øvrige brugerinformation på hjemmesiden (www.dbc.dk). På forsiden lader du musen hvile på Brugerinformation og kan så ved klik på et underpunkt hoppe direkte til denne side. Ved fx DanBib eller Dataleverancer åbnes fra forsiden en underdeling, så du kan hoppe direkte til en undermenu til DanBib.

På netpunkt.dk lader vi nyhederne ligge i arkivet i venstre spalte. Her kan du så finde frem til det du ikke kan huske, når mailen er kasseret.