.
Bestyrelsesmøde, 8. juni 2011

Referat fra konstituerende bestyrelsesmøde i Fabita d. 8/6-2011 på DBC

Til stede: Anne Serup, Vejle Bibliotek, Kate Toft Madsen, Skt. Andreas Bibliotek, Lene Østergaard, Skive Bibliotek, Lars Lundegård Olsen, Statsbiblioteket, Nina Kopp, DBC, Bente Herborg Christensen, Statsbiblioteket.

Afbud: Michael Lukas Petersen

1. Udpegning af mødeleder: Kate blev valgt som mødeleder.

2. Udpegning af referent: Nina blev valgt som referent.

***************************

Ref.: Punktet ”Godkendelse af dagsordenen” figurerede ikke på dagsordenen. Der var dog følgende tilføjelser til dagsordenen:

3b. Gennemgang af Fabitas vedtægter

3c. Udveksling af kontaktinfo herunder mobiltlf. mellem de enkelte bestyrelsesmedlemmer

7b. Referat af sidste fælles faggruppemøde 3/3-2011

7c. Status på brochure/velkomstbrev

8b. Evt. kommentarer til seminariet for BF’s fag-og ansættelsesgrupper 9/6-2011

***************************

3. Konstituering:

Bente Herborg Christensen udtrådte af bestyrelsen.

Nyt medlem af bestyrelsen er Lars Lundegård Olsen. Øvrige medlemmer er de samme som den foregående valgperiode.

Lars Lundegård Olsen blev budt velkommen i bestyrelsen. Herefter fulgte en generel diskussion af arbejdsopgaverne i bestyrelsen. Bestyrelsen konstituerede sig som følger:

Kasserer og administrator af medlems- og institutionsoversigter: Lene Østergaard

Sekretær: Anne Serup

Nyhedsbrevsredaktør: Kate Toft Madsen

BF-kontaktperson: Nina Kopp

Webmaster: samarbejde mellem Lars Lundegård Olsen, Nina Kopp og Michael Lukas Petersen

Tegningsret: Kasserer Lene Østergaard er tildelt tegningsret for Fabita.

Mødeleder- og referatopgave går på skift i alfabetisk orden. Kassereren er fritaget for referatskrivning.

Der har tidligere eksisteret en række jobbeskrivelser for de enkelte arbejdsopgaver i bestyrelsen.

Det vil være en god ide, at alle ved, hvem der tager sig af hvad.

Ref.: Der blev ikke udpeget en person på mødet til at undersøge disse beskrivelser nærmere. Det skal diskuteres på et kommende bestyrelsesmøde.

Anne prøver at finde de eksisterende jobbeskrivelser

Bente har en cd-rom fra Ruth med div. Relevante dokumenter til brug for sekretærarbejdet. Hun vil overdrage cd-rom’en til Anne.

Herefter fulgte en generel diskussion ang. deling af dokumenter og et fælles sted på nettet hvor alle i bestyrelsen kan gå ind og kigge i referater etc. En smartere måde at aftale møder i stedet for en diskussion via email blev også efterlyst. Lars foreslog dels Google doc dels Doodle som mulige løsninger. Lars vil kigge nærmere på disse programmer til næste bestyrelsesmøde.

3b. Fabitas vedtægter

Fabitas vedtægter blev gennemgået og diskuteret. Der var følgende bemærkninger til vedtægerne:

Vedr. §4, stk. 2: ”Alle frister for indsendelse af forslag til generalforsamlingsbeslutning, udsendelse af årsregnskab, beretning m.v. følger de frister, som er fastsat i BF’s vedtægter for BF’s generalforsamling”.

Fristerne blev ikke overholdt i forbindelse med afholdelse af generalforsamlingen 21/3-2011. Der var stemning for at punktet skulle ændres. Fristerne behøver ikke være så lange. Anne vil komme med et forslag til ændring der skal diskuteres på næste bestyrelsesmøde. Herefter skal BF spørges og Hovedbestyrelsen skal forhåndsgodkende punktet. Evt. ændring af §4, stk. 2 skal vedtages på næste generalforsamling i 2013.

På seminaret for faggrupperne i juni spurgte vi BF om det er muligt at ændre på tidsfristen for annoncering af faggruppernes generalforsamlinger. Det er BF ikke interessere i, men de vil hjælpe os med at overholde tidsfristen, ved at minde os om den.

Vedr. §5, stk. 2: ” Der skal opstilles mindst 7 kandidater til bestyrelsesvalget. Kandidater, der ikke opnår valg, er suppleanter i den rækkefølge stemmetallene angiver. I tilfælde af fratræden udenfor tur fra bestyrelsen indtræder suppleant for resten af perioden.”

Punktet blev ikke overholdt ved det netop overståede valg. Der manglede en kandidat.

Den måde valget blev afholdt i år var ikke helt tilfredsstillende, da et fuldstændigt elektronisk valg ikke var muligt. Lars vil undersøge om der findes et program til afstemning der kan bruges. Kate foreslog programmet Survey Monkey.

3c Kontaktinfo

Kontaktinfo til de enkelte bestyrelsesmedlemmer skal opdateres på hjemmesiden som følge af den ny konstituering. Nina vil kontakte Janus mhp. en opdatering.

Kontaktinfo er som følger:

Kate Toft Madsen

Sct. Andreas Bibliotek

Gl. Kongevej 15

1610 København V.

Tlf. 33 55 60 90

e-mail: ktmadsen@hotmail.com

 

Lene Østergaard

Skive Bibliotek

Østergade 25

7800 Skive

Tlf.: 99 15 70 40

e-mail: leos@skivekommune.dk

 

Lars Lundegård Olsen

Statsbiblioteket

Victor Albecksvej 1

8000 Århus C

Tlf. 89 46 23 87

e-mail: lars@shrike.dk

 

Nina Kopp

DBC

Tempovej 7-11

2750 Ballerup

Tlf: 44 86 77 36

e-mail: nk@dbc.dk

 

Anne Serup

Vejle Bibliotek

Willy Sørensens Plads 1

7100 Vejle

Tlf: 76 43 11 66

e-mail: as@vejlebib.dk

 

Michael Lukas Petersen

e-mail: michael_lukas_petersen@hotmail.com

Ref. Der skal tages et billede af den nye bestyrelse som skal ud på hjemmesiden. Ref. tager kamera med til næste bestyrelsesmøde.

4. Godkendelse af referat fra sidste møde og GF

Referat fra sidste møde (17/1-2011) er tidligere godkendt via mail.

Referatet fra generalforsamlingen 21/3-2011 blev godkendt.

Evaluering af generalforsamlingen: Der var generel tilfredshed med arrangementet. Der var enighed om, at der var for lidt tid til selve generalforsamlingen, så næste gang skal der sættes 2 timer af til afholdelsen. Ideen med et fagligt input (i dette tilfælde udflugt til Dronningens håndbibliotek) skal også prioriteres ved næste generalforsamling.

5. Økonomi 2011

Lene gav et overblik over Fabitas økonomi, som ser fornuftig ud. Der er pt. kr 44.000,- på kontoen så der er mulighed for yde tilskud til medlemmerne ved temadage, afholdelse af arrangementer mm.

Prisen for generalforsamlingen var kr. 7000,- inkl. rejseudgifter. Dette var ca. kr. 2000,- mere end budgetteret, men acceptabelt.

Fabita har en mindre portion Danske Bank aktier. Der var i foråret emissionsret til at tegne nye aktier, men Fabita benyttede sig ikke af tilbuddet. Emissionsretterne blev i stedet solgt og et mindre beløb på under kr. 500,- er blevet indsat på vores konto i Danske Bank.

6. Bladet 2011

På generalforsamlingen blev Fabita-bladets fremtid diskuteret. Her var der enighed om, at man foretrækker et godt elektronisk nyhedsbrev fremfor et dårligt blad.

Med denne udmelding blev det enstemmigt besluttet på bestyrelsesmødet at nedlægge Fabita-bladet øjeblikkeligt.

Nina foreslog, at man kunne udsende et temablad ad hoc hvis der var et fagligt interessant emne.

Abonnenterne på bladet (55 ab.) skal have en besked pr. brev, at Fabita-bladet er nedlagt.

Medlemmerne skal orienteres via en nyhedsmail. Kate tager sig af dette punkt.

Det skal også lægges ud som en nyhed på hjemmesiden. Dette tager Nina sig af. Janus skal hjælpe os.

7. Hjemmeside – status

Da Fabita-bladet er nedlagt var der enighed i bestyrelsen om at layout, design og indholdet på hjemmesiden skal opdateres og optimeres. Nina, Lars, Kate og Michael vil sammen stå i spidsen for dette.

Vi vil bestræbe os på at den nye hjemmeside går i luften senest 1/10-2011. Inden da skal der sendes info ud til medlemmerne om den nye hjemmeside og nyhedsbrev.

Vedr. WordPress – redigering

Kate og Lars skal oprettes som brugere af WordPress, så de også kan redigere på hjemmesiden.

Hverken Nina eller Michael har prøvet at redigere på hjemmesiden trods et kort introduktionskursus af Janus. Det er vigtigt at bestyrelsesmedlemmerne selv kan redigere og ikke er afhængige af ekstern hjælp. Enten skal Janus lave et kursus igen eller også må vi prøve os frem. Der er en del hjælp at hente på WordPress hjemmeside.

På grund af Fabitas gode økonomi blev det diskuteret om der skal sættes penge af til en webdesigner som en gang for alle kan shine hjemmesiden op. Lars vil undersøge til næste møde om dette er en mulighed.

Vedr. indhold

Artikler der før i tiden blev bragt i bladet skal fremover publiceres på hjemmesiden. Nyhedsbrevet, der skal sendes ud til medlemmerne pr. mail, skal indeholde korte nyheder og orienteringer med links til de artikler der ligger på hjemmesiden. Kate er redaktør af nyhedsbrevet og ansvarlig for, at der bliver lavet artikler. Kate vil til næste bestyrelsesmøde lave et udkast til, hvordan et nyhedsbrev skal bygges op.

Vi har tidligere diskuteret, at der skal laves en indgang til ”Katalogisatorens værktøjskasse”.

Nina vil stå for dette og sende et forslag ud inden næste bestyrelsesmøde. Værktøjskassen er er tænkt som en linksamling med relevante links for alle der interesserer sig for arbejdet med kataloger og databaser. Dvs. indgange til katalogiseringsregler, formater, klassifikation, netværk, faglige organisationer, blogs, nyhedsgrupper, kataloger etc. både inden for Norden og Europa og resten af verden. Da det er en linksamling, skal vi huske at holde den ajour. Der skal være en kort tekstintro til hver linksamling.

Referater skal fortsat lægges ud på hjemmesiden. Der mangler et par referater fra 2010 og 2011. Nina kontakter Janus for at få ham til lægge dem op.

7b Fælles faggruppemøde

Nina orienterede fra det sidste fælles faggruppemøde inde i BFs hus 3/3-2011. Protokollen fra mødet er sendt til bestyrelsen.

Der var et par redaktører til stede ved mødet fra Perspektiv, der opfordrede faggrupperne til at bruge Del din viden på BFs hjemmeside som en ekstra platform til at komme ud til flere interesserede. Fabita har ikke tidligere gjort brug af denne platform. Om Fabita skal det, må diskuteres på et kommende bestyrelsesmøde.

7c Brochure/velkomstbrev

Brochure og velkomstbrev skal opdateres. Brochuren skal også lægges op som pdf på hjemmesiden. Nina tager sig af dette.

8. Fremtidige temadage og arbejdsopgaver

Fabita arrangerer sammen med Forum for registrering en temadag 22/9-2011 i Middelfart (Kulturøen) med titlen ”Citat slut! – fra ”description” til access”. Det er en temadag om funktionskoder, katalogiseringspraksis, RDA og de søgemæssige konsekvenser. Der er tilmeldingsfrist 9/9-2011.

Fabita yder et tilskud på kr. 300,- pr. medlem, så prisen kommer ned på kr. 400,- for vores medlemmer.

Lene vil undersøge hvordan bestyrelsen samlet kan tilmelde sig. Fabita betaler for

bestyrelsens deltagelse.

Anne vil kigge på annoncering over for vores medlemmer. Dvs. via BFs kalender, Perspektiv og nyhedsbrev til medlemmerne.

Nina vil sørge for udmelding på hjemmesiden. Dette skal koordineres med den øvrige annoncering.

8b Seminar for faggrupperne 9/6-2011 på Carlsberg

Ingen yderligere bemærkninger til dagsordenen. Alle fra bestyrelsen deltager.

9. Næste møde

Afholdes 1/9-2011 kl. 10-15 hos Kate, Sct. Andreas biblioteket.

10. Evt.

Ingen bemærkninger.