.
Referat af bestyrelsesmøde 11/9 2015

REFERAT
Bestyrelsesmøde i META d. 11. september på Statsbiblioteket i Aarhus
Til stede: Lene Østergaard, Camilla Riis Petersen, René Høtbjerg Øhlenschlæger og Karina Schødt Vedel-Smith
1.   Udpegning af mødeleder
Camilla.

2.   Godkendelse af dagsorden
Godkendt med den kommentar, at punkt 6 måske bare burde hedde ”Forum”.

3.   Revision af papiret med beskrivelse af bestyrelsens arbejdsopgaver
Der blev ændret nogle titler, omskrevet og omfordelt nogle opgaver.

4.   Kommunikationsstrategi
Hvor, hvordan, hvornår og til hvem?
Overvejer besøgstæller på hjemmesiden, så vi kan se, om eller hvor meget den bliver brugt.

– Hvem er vores medlemmer?
– Hvem kunne ellers være medlem af faggruppen?
– Hvor er folk?

Vi vurderer, at vi har et aldersgennemsnit på 50+ med en hovedvægt af kvinder, der hovedsageligt arbejder eller har arbejdet som katalogisator og eller systemadministrator

Hvem? Vil vi gerne tiltrække:
– Medlemmer under 50
– Digitale formidlere
– Systemudviklere- / administratorer
– Beslutningstagere (ledere)
– HK adm.
– Systemleverandører
– Ansatte på KB
– Interessemedlemmer i øvrigt

Hvor?  Kommer vi i kontakt med vores medlemmer og mulige fremtidige medlemmer?
– Facebook
– LinkedIn
– På arbejde
– BFs nyhedsbrev
– Perspektiv
– Lave mulighed for abonnement på nyheder/ændringer på hjemmesiden

Hvad? Kan vi bidrage med / Kan de bruge os til? Emner.
– Hvorfor er data / metadata så vigtigt
– Søgning
– Dataanalyse
– Digital udvikling
– Projektledere
– ABM

Vi skal vælge et fokus og tage det efterhånden.
Kan vi f.eks. bruge en liste over systemadministratorer fra DDElibra-bibliotekerne?

Hvordan fanger vi andre, der arbejder med datatilretning?
– Få egne kolleger til at bringe budskabet videre i deres netværk.
– Bruge vores formand og BF’s sekretariat.
– IT-Faggruppens netværk
– BF’s nyhedsmail og Perspektiv.

Har vi brug for kommunikationsmateriale?
F.eks. brochurer, kuglepenne, go-cards, oplukker med usb-stik eller den slags indkøbsnet, der kan foldes sammen.
Vi var enige om, at ideen med indkøbsnet er interessant, fordi det er noget folk kan have på sig og bruge hele tiden og igen og igen. Det vil samtidig reklamere for faggruppen til omverdenen.
Karina undersøger priser m.v.

Elisabetta har lavet et rigtigt fint logo for META.
Karina tjekker for rettigheder og tilladelse til brug af logo plus hjemmesidens header.

I det store og hele er budskabet, at META arbejder for bedre udnyttelse af metadata til alle.

René laver et udkast til en kommunikationsstrategi ud fra noterne.
Kommunikationsstrategien vil kunne ses på hjemmesiden.

5. Årshjul.
Vi oprettede et årshjul for 2015-2017, som er den periode den nuværende bestyrelse er valgt for.
Det indeholder datoer i forbindelse med generalforsamlingen i 2017 samt møder og arrangementer.
Årshjulet vil blive tilpasset og tilføjet ting efterhånden som de opstår.
Årshjulet ligger på Google Docs, hvor René opretter en fælles mappe.

6. Forum for Fælles Bibliotekssystem.
META har fået en konkret forespørgsel på et forum med mulighed for debat osv. i forbindelse med FBS.
Skal vi oprette et fælles forum til diskussion/sparring om FBS?
Skal det oprettes på Facebook eller LinkedIn eller er der andre muligheder?
Skal vi oprette det allerede nu, forud for en eventuel temadag om FBS, så folk indtil da har et sted at kommunikere?
Eller skal vi vente til omtalte temadag og der spørge deltagerne, om der er andre med behov for et forum?
Skal forum oprettes med bredere fokus med mulighed for diskussion af de mange emner omkring data/metadata, der kan være behov for at vende med ”ligesindede”?
Konklusionen blev i første omgang at afvente den temadag vi ønsker at afholde i samarbejde med IT-Faggruppen. Mere herom senere.

7.   META’s arkiv.
META’s arkiv står stadig ved Kate, der ikke længere er en del af bestyrelsen. Omfang og indhold er endnu ikke kendt.
Bestyrelsen har spurgt BF, om de har mulighed for at opbevare hele eller dele af arkivet.
Der kom tilbagemelding fra Bruno i Hovedbestyrelsen om, at man er ved at lave en aftale med Det Kongelige Bibliotek om aflevering dertil. De er dog kun interesserede i at modtage blade, referater samt annoncering for konferencer og arrangementer.
Er der andet i arkivet?
Bestyrelsen er enige om at sige ja tak til tilbuddet om aflevering til KB.
René og Camilla besøger snarest Kate og ser nærmere på arkivet.

8.   Kommende arrangementer.
Der overvejes et arrangement med fokus på FBS i samarbejde med IT-Faggruppen, der i denne sammenhæng vil være en oplagt samarbejdspartner.
– Man kunne få nogle af de biblioteker, der er startet på DFS til at fortælle om deres erfaringer
– Hvordan skal udviklingen foregå efterfølgende
– Hvordan skal man fremover arbejde med lokale datarettelser /-tiltag? Fælles data kontra lokale data.
– Forståelse af de to visningsformater (det ene er MARC format)
– Katalogisering i systemet kontra DBC-KAT
– F.eks. invitere Jacob Luther fra Kolding til holde oplæg plus måske en fra Struer.
Det ville være mest ideelt at afholde arrangementet her i efteråret.

Som udgangspunkt tager vi fat i IT-Faggruppen og hører, om de er interesserede. Camilla kontakter kollega der er medlem af bestyrelsen.

Vi arbejder selvfølgelig også videre med arrangementet med fokus på RDA og den indstilling Bibliografisk Råd kommer med. Indstillingen er udskudt til 1/1 2016.
Det betyder, at et arrangement vil skulle holdes i januar eller februar.
Der skal tages højde for en eventuel høringsrunde. Hvis et af formålene skal være at klæde medarbejdere på til at kunne hjælpe ledelsen med at træffe en beslutning, er det især vigtigt.

Skal vi også have gå-hjem-møder?
Muligheder kunne være:
• Et besøg på Systematic
• Orientering om Museums-It-løsningen fra Axiell
• Europeana-orientering.

9.   Nyt fra HB.
Intet nyt.
Seneste referat er fra d. 29/4 2015

10.   Nyt fra Bibliografisk Råd.
Der er dannet to nye grupper af den oprindelige arbejdsgruppe, der arbejdede med autoritetsdata.
De arbejder med henholdsvis:
– Typer af data & Datamodel for nationalt autoritetsdatarepositorium
– Analysearbejde og identifikation & Sammenhænge til RDA.

Der tales også om rettigheder til data og BIBFRAME.
Der er diskussion om oplysning af fødselsår og –dato.
Skal pseudonymer være beskyttede? De brydes, når man knytter sammen med det virkelige navn. Her afventer man svar fra juristerne.

11.   Netværkssamarbejdet i BF.
Intet nyt.
Næste møde er i efteråret, muligvis november. Camilla deltager.

12.   Næste møde.
September/oktober. Afventer i første omgang respons fra IT-Faggruppen.

13.   Eventuelt.
René fortalte om at KKB (Københavns Kommunes Biblioteker) og andre har fokus på betjening/selvbetjening, hvor det er vigtigt med god katalogiseringspraksis i almindelig.
KKB har aftalt med DBC, at der arbejdes på at oprette praksisudvalgt, der kan sikre størst mulig konsistens i katalogisering til folkebibliotekerne – hvad end de laves af DBC eller af folkebibliotekerne selv. Det vil primært være folkebiblioteker plus andre relevante deltagere.
Forum skal understøtte i praksis- og tvivlsspørgsmål samt understøtte en fælles praksis.
Dette har tidligere været efterspurgt i FABITA/META.

 

Opsamling på opgaver:
René:
–  Lave udkast til kommunikationsstrategi ud fra noter og billeder af posters
–  Oprette Google Docs til diverse
–  Besøge Kate og arkivet sammen med Camilla

Camilla:
–  Kontakte kollega fra IT-Faggruppen
–  Undersøge frister til Perspektiv og BF’s nyhedsbrev
–  Besøge Kate og arkivet sammen med René

Karina:
–  Undersøge pris på genbrugsnet med tryk og logo
–  Tjekke rettigheder på META logo og header på hjemmesiden med Elisabetta
Karina Schødt Vedel-Smith 14/9 2015, redigeret 8/10 2015