.
Referat af bestyrelsesmøde 3. juni 2015

Referat af møde i METAs bestyrelse, 3. juni 2015 i Historiens Hus, Odense

Til stede: Lene Østergaard, Camilla Riis Petersen, René Høtbjerg Øhlenschlæger og Karina Schødt Vedel-Smith.

1. Udpegning af mødeleder

René valgt som mødeleder

2. Udpegning af referent

Udgår, da Karina ifølge konstitueringen har det som en af sine faste opgaver.

3.Godkendelse af dagsorden

Teksten ”Generalforsamling 23. marts” slettes fra punkt 6. Ellers godkendt.

4. Endelig konstituering af bestyrelsen

René ønsker afklaret hvad ”sekretrær m.m.” dækker over. Der var tænkt på opbevaring af arkivet, som Kate indtil videre har haft hos sig.

Der ønskes afklaret dels hvad og hvor meget arkivet indeholder (René spørger Kate), og dels hvorvidt arkivet kan være opbevaret af BF (René hører Bruno og Julie i BF ad). Ifølge Lene er BF tidligere blevet spurgt, men har ikke villet opbevare arkivet for os.

Derudover diskuteredes hvor længe tingene i arkivet bør gemmes, og om det ”forældede” materiale kunne være interessant for et arkiv. Regnskabet skal til sammenligning ifølge Lene efter besked fra Bruno gemmes i 5 år.

Papiret med beskrivelse af arbejdsopgaverne trænger til en revidering. Det vil blive set på til næste bestyrelsesmøde.

I første omgang var der enighed om at flytte udsendelse af nyhedsbrevet sammen med opgaven som redaktør af samme (Karina)

Der var også enighed om, at opgaven som webmaster / redaktør på hjemmesiden (Camilla) burde være benævnt som ansvarshavende redaktør, så hele bestyrelse har ansvar som redaktører, og Camilla dermed ikke har ansvaret for alt indholdet på hjemmesiden

Bestyrelsen betragtes hermed som konstitueret.
I øvrigt diskuteredes, om vi burde have en kommunikationsstrategi, der gør klart, hvilke kanaler vi ønsker at bruge i kommunikationen med medlemmerne f.eks. sociale medier.

Kunne det f.eks. være interessant med en facebookgruppe til diskussion af konkrete katalogiseringproblematikker samt mere bredt i forhold til metadata?

Hvad ønsker medlemmerne? Sættes på som punkt på dagsordenen til næste møde. Skal vi have udsendt et nyhedsbrev med navneændring og den nye bestyrelse, og at vi påtænker at afholde en temadag til efteråret? Kan dagsordener og referater ligge på intranettet?

 5. Kort orientering om Netværksseminar for bestyrelserne i Bibliotekarforbundets fag- og ansættelsesgrupper

Vigtige emner i løbet af dagen var: Hvordan kommer man godt i gang som bestyrelse, planlægning af det gode arrangement, kommunikation hvor og hvordan, planlæg / lav et årshjul for den to-årige periode bestyrelsen sidder.

BF tydeliggjorde, at faggrupperne er vigtige og opfordrede samtidig kraftigt til samarbejde og netværk på tværs af de enkelte grupper samt HB.

Ifølge Bruno kan vi altid henvende os i sekretariatet i BF for hjælp til forskellige praktiske ting.

Har desuden ret til ¼ sides annonce i Perspektiv til at reklamere for arrangementer. Må også meget gerne skrive artikler til Del din viden.

Diskuterede desuden, om en studentermedhjælper vil være en hjælp for faggrupperne i forhold til nogle af de mere lavpraktiske opgaver samt som kontakt til IVA.

IT-faggruppen vil meget gerne lave noget i samarbejde med os.

Refenrecefaggruppen kunne muligvis også være en interessant samarbejdspartner.
6. Visning af noter på musikområdet (DDB)

Henvendelse fra Vejle Bibliotekerne: Hvis man søger på noder, vises indholdsnoten ikke – heller ikke under detaljer i resultatlisten. Stort problem især for brugerne.

META konkluderer, at vi desværre ikke kan gøre noget konkret, blot konstatere, at det er et skråplan og være med til at sætte fokus på problematikken. Det kommende møde i DDB er primært for biblioteksledere, og der vil næppe være fokus på sådanne detaljer. René besvarer mailen.

Ide til temadag – evt. sammen med IT-faggruppen.

Fokus på visningsformater. Hvordan præsenterer man data og metadata? Hvad har brugerne behov for?

Også et muligt debatemne til en eventuel facebookgruppe.

7. Økonomi – status

Vedtaget at punktet fremover flyttes ned til sidst i dagsordenen, så længe der ikke er økonomiske problemer.

8. Hjemmeside – herunder Fabita intern

Camilla har kommunikeret med Elisabetta, der arbejder på navneskifte i URL, og ændrer så hjemmesiden vil have en bedre visning på telefon og tablets samt kreerer en ny header

Camilla har ændret navnet på gruppen på hjemmesiden, i vedtægterne samt i oplysningerne om bestyrelsen. Der mangler afklaring i forhold til, hvem der modtager besked, når blanketterne på hjemmesiden benyttes. Burde gruppen hedde ”… data og metadata”?

9. Kommende arrangementer

(punktet flyttet til sidst på dagen på selve mødet, men er her indsat i sin oprindelige orden)

Temadag til efteråret – oktober/november (Når BIR er kommet med sin indstilling). Hvem er modtagerne? Medarbejdere der kan give tilbagemelding til chefen, Evt. også cheferne

Foreløbig dato d. 16. november. Evt. i Mødecenter Odense. Pris? Evt. gratis for medlemmer, 100 kroner for medlemmer af BF og 300 kroner for ikke-medlemmer.

10. Nyt fra BF-hovedbestyrelsen

BF har nedsat en arbejdsgruppe, der skal se på ledelse og ledere. Man vil fastholde ledere i BF samt rekruttere. Opfordrer til at tænke faggrupperne ind i sammenhængen.

11. Nyt fra Bibliografisk Råd

Ingen møder siden sidst, ud over et ekstraordinært møde i mandags. De har fokus på overgangen til RDA og den indstilling, der skal være færdig.

Stor opgave, også i forhold til de business cases, der skal ”sælge konceptet”.

Deres næste møde er d. 12/6


12. Netværkssamarbejdet i BF.

Har været omkring emnet

13. Næste møde

Torsdag d. 20. august på Statsbiblioteket klokken 10-16

Punkter/emner til kommende bestyrelsesmøde(r):

  • Kommunikationsstrategi
  • Revision af papiret med beskrivelse af bestyrelsens arbejdsopgaver
  • Gennemgang af arkivet
  • Årshjul