.
Når fire bliver til en–om en sammenlægning

Af Kate Toft Madsen, DCISM BiblioteketEn af de ændringer som den første Fogh regering hurtigt bekendtgjorde, var, at man ville realisere en gammel tanke hos mange udenrigspolitisk interesserede i Folketinget, og sammenlægge de forskningsinstitutter der beskæftigede sig med udenrigsforhold til et samlet institut for internationale studier. De institutter det drejede sig om var:

  • Dansk Udenrigspolitisk Institut (DUPI)
  • Center for Udviklingsforskning (CUF)
  • Center for Freds- og Konfliktforskning (COPRI)
  • Det Danske Center for Menneskerettigheder (DCMR)
  • Dansk Center for Holocaust og Folkemordsstudier

Loven om sammenlægningen blev vedtaget i maj 2002; på papiret var vi sammenlagt fra januar 2003, men vi flyttede først sammen i efteråret samme år. Fem institutter blev sammenlagt og fire biblioteker. Det er naturligvis de fire biblioteker denne artikel handler om, og om konsekvenserne for katalogen. Det nye center hedder Dansk Center for Int. Studier og Menneskerettigheder, forkortet som DCISM, og vores bibliotek hedder DCISM Biblioteket.

Hvad havde vores fire biblioteker tilfælles udover, at være institutbiblioteker? At vi brugte engelsksprogede emneord, at vi beskæftigede os med udenrigsforhold, og en vis overlap mht accession. Vores størrelser var meget forskellige, og vores berøringsflader med resten af biblioteksvæsenet og offentligheden var også forskellige: nogle bidrog med poster til Danbib, andre ikke; kun et enkelt havde åbent for offentligt udlån. Vi brugte forskellige databasesystemer, og vores indekseringspraksis var meget forskellige. Og vi havde hver sit hjemmestrikket opstillingssystem og særsamlinger. Vidensorganisatorisk må man sige, at der var lagt i kakkelovnen til os. Hvordan har vi håndteret situationen? Og hvad kan man lære deraf?

Vi flyttede sammen i oktober 2003. Inden da måtte vi blive enige om en plan for hvordan materialerne skulle opstilles i samlingen. I udgangspunktet forsøgte vi at nedlægge så mange særsamlinger som muligt, men det er netop dem, man har kær. De første par møder gik bølgerne højt, og man tog hjem og fortvivlede, men vi lærte, at komme hinanden i møde. Det skal også siges, at med den store mængde materiale vi har og knappe personaleresurser, har der været behov for kompromisvilje, for det kunne ikke komme på tale at mærke hele samlingen om.

Hvert af de fire gamle biblioteker havde en “monografisamling”, de tre af dem opstillet efter hver sit accessionsnummersystem, den fjerde efter forfatter eller redaktør. I det nye bibliotek er de gamle monografisamlinger blevet opstillet efter hver sit gamle opstillingssystem, men lukket for tilgang. Den nye accession er opstillet i forlængelse af DUPIs samling og efter DUPIs accessionsnummersystem som er et rent fortløbende nummerering.

CUF havde en større “institutionssamling” af dokumenter ordnet (groft sagt) efter proveniensprincippet. Denne samling er bibeholdt, og særsamlinger fra andre af sammenlægningsbibliotekerne-f.eks. DCMRs Council of Europe samling–har fundet et nyt hjem der. DUPIs særsamling af udenrigspolitiske småtryk har også fået lov til at bestå., men er lukket. Årsrapporter fra CUFs institutionssamling er blevet overført til DCMRs samling af årsrapporter. Noget som personalet fra CUF var utrolig stolt af og som deres lånere var meget glade for, en særsamling af fotokopier af tidsskriftsartikler om Tanzania, blev stemt hjem af de andre som i strid med Copydan, men posterne er stadig i basen.

I de første måneder, og også da vi åbnede for publikum i december, havde vi endnu ingen fælleskatalog, men valget af software-løsning var blevet truffet: det blev Aleph, med driften outsource’et til MiniBib. Kun det mindste af sammenlægningsbibliotekerne, COPRI, havde anvendt Aleph: COPRI havde nemlig hørt under KBs instituttjeneste.

Konverteringen af posterne fandt sted i begyndelsen af 2004. Dette skete ved at Bente Mørck Larsen fra Fujitsu skrev et udkast til konverteringsbeskrivelse for hver af baserne som jeg så gav respons på, et lidt morsomt arbejde, som at få et puslespil til at gå op.

Man må erkende sandheden af det engelske ordsprog, “Rubbish in, rubbish out!” En dårlig post kan ikke konverteres til en gedigen post, skønt Bente har kunnet afhjælpe nogle mangler i forbindelse med konverteringen. Der har været meget der skulle bygges op forfra i hånden. En hel del poster blev oprindeligt skabt i software hvor man ikke inddaterede i marc-formatet, men i en brugergrænseflade med knapper med hjælpetekster osv. Selv med et kendskab til ISBD, er det vanskeligt at ramme marcs semantik når man arbejder i en sådan brugergrænseflade og ikke kender til marc-formatet.

Umiddelbart skulle man tro at COPRIs poster som lå i REX (som bygger på Aleph) ville have været en smal sag at konvertere, men også de bød på udfordringer. Som KB-institutbibliotek havde COPRI ikke haft mulighed for at påvirke posterne i REX, og posterne var derfor uden emnedata. For at afbøde denne mangel havde man oprettet en parallel database-katalog på COPRI med emnedata opbygget i Access. I forbindelse med konverteringen blev emnedata trukket ud af Access-basen, og flettet med posterne fra REX.

Arbejdet med periodica har været kolossal. Vi konverterede vores periodicaposter, og det har været nyttigt, idet vi på den måde har haft et “bakspejl” i vores arbejde, men det har givet meget arbejde idet der for visse titler har der været flere poster eftersom flere af sammenlægningsbibliotekerne har abonneret på titlen. Det betød, at hver gang vi oprettede et periodikum i Alephs tidsskriftsmodul måtte vi vælge en post fremfor en eller flere andre, konsolidere data fra de andre, og nedlægge flere poster. Vores råd til andre fusionsramte der vil bruge Alephs tidsskriftsstyringmodul er: lad være med at konvertere periodica-poster. Indse fra start, at alt skal bygges op forfra.

Som nævnt er det aldrig kommet på tale at ommærke hele samlingen, men vha Aleph har vi kunnet gennemføre masserettelser som gjorde at de lokaliseringsoplysninger der stod i online-katalogen svarede til opstillingen i det nye bibliotek. Her er forskellene i vores gamle opstillingssignaturer kommet os til gode, idet det har været muligt at søge poster frem på opstillingssignaturerne. Da posterne blev konverteret fik de tildelt beholdningsdata ift det bibliotek de kom fra. Vi har anvendt en sammensætning af beholdningsdata samt data fra 096*a til at søge grupper af dokumenter frem og tildele dem ny beholdningsdata, eller også lave masserettelser af 096*a. Britt Petersen fra MiniBib har gennemført rettelserne. F.eks. er følgende argument blevet anvendt til at isolere poster der beskrev dokumenter fra CUF(CDR)s gamle monografisamling. Deres opstillingssignaturer indeholdt altid (M).

For poster med data = (M) i 096*a og med data i beholdningsregistreringsmodulets felt afdeling = CDR-HKat:
Data i beholdningsregistreringsmodulets felt Afdeling ændres fra CDR-Hkat til DCISM: I beholdningsregistreringsmodulets felt Opstilling skal der tilføjes data = Monographs CDR.

Men hvordan fungerer katalogen ellers? “Er det bare mig, eller er det umuligt at finde noget i denne katalog?” var der en forsker der spurgte mig kort tid efter konverteringen. Man må sige, at det er småt med kollokation i vores katalog. Problemerne skyldes alt det–emnedata, personnavne og korporationsnavne-som burde være i vedtagen form, men ikke er det, når man er blevet flettet sammen.

Alle fire biblioteker anvendte kontrollerede engelsksprogede emneord og ofte har de været ens, men ikke altid. F.eks. har vi 110 poster med det tilknyttede emneord Humanitarian assistance og 134 poster med emneordet Humanitarian aid. Forskellen er næsten ikke til at få øje på. I de fleste tilfælde er det forskellen mellem anvendelsen af entals og flertalsformerne på engelsk -State, States, The State–som gør sig gældende, og her kan man nå langt ved at trunkere når man søger. At anvende skan-funktionen i katalogen er også guld værd. Og langsomt retter vi vores registre. Det sker i Aleph, og med håndkraft. Man kan selv rimelig “automatisk” rette ord hvortil der knytter sig op til f.eks 110 poster. Større mængde kan vi ikke rette lokalt hos os, men må bestille rettelserne hos MiniBib. Vi har ikke fundet et overordnet kontrolleret sprog som vi er blevet enige om, og har indtil videre valgt at betragte vores emneordsregister som en de facto kontrolleret emneordsregister, som emnedata skal kontrolleres imod ved et registeropslag når man katalogiserer.

Indenfor vores domæne-internationale studier-er utrolig megen litteratur enten udgået fra korporationer, eller omhandler korporationer: FN, EU, NATO, o.l., samt alle deres underkorporationer. Man kan godt blive i tvivl om vi nogensinde får styr på korporationsnavne i fælleskatalogen. Der er to årsager hertil: problemer med udformning af korporationsnavne, og at man tilsyneladende tit har anvendt data i dokumentets form i felt 710 hvor man burde have valgt en vedtagen form og udnyttet sin 245*e eller 260*b til korporationsnavnet i dokumentets form. Autoritetsarbejde ifm udformning af den vedtagne form af et korporationsnavn kræver tid, og er til syvende og sidst et spørgsmål om skøn. Mange af de korporationer vi har med at gøre er internationale, har underafdelinger i mange lande, og udgiver publikationer på flere sprog. Det gør sagen endnu vanskeligere. Nu er Library of Congress autoritetsfiler tilgængelig på nettet, http://authorities.loc.gov/. Det giver en “katalog at katalogisere op imod”, hvis man vil det.

Alt i alt er sammenlægning af kataloger en glimrende lektion i vigtigheden af at følge formatet og katalogiseringsreglerne, og at anvende et anerkendt og vedligeholdt universal klassifikationssystem og emneord. Om at kende og udnytte forskellen mellem data i dokumentets form og data i vedtagen form, og for mere efteruddannelse i marc-formatet.