.
Bestyrelsesmøde, 28. februar 2007

Referat af konstituerende bestyrelsesmøde i Fabita onsdag den 28.2.2007Tilstede: Bente, Bodil, Irene, Kate Ruth og Anne Kathrine.
Fraværende: Anne

Vi startede med at give Anne Kathrine en gave fra Island og takke for hendes indsats i den forrige bestyrelse. Og vi så de gaver, Kate havde valgt til Blide og Lone.

  1. Udpegning af mødeleder: Bodil
  2. Valg af referent: Bente
  3. Konstituering:
    Bestyrelsen består nu af 5 personer + 1 suppleant.
    Disse er: Bente Herborg Christensen, Statsbiblioteket, Bodil Dalgaard Møller, DBC, Irene Olsen, Søfartens Bibliotek, Kate Toft Madsen, Sct. Andreas Bibliotek og Ruth Hedegaard, Vendsyssel historiske Museum.
    Suppleant er: Anne Serup, Vejle.
    Funktionerne fordeltes som følger:
    Bodil: kasserer, Irene: bladabbonnementer, kontaktperson til BF,Kate: blad og hjemmeside, Ruth: sekretær. Sekretærfunktionen indebærer lokalebestilling, dagsordener (men ikke referater), samt arkiv. Referat går på omgang – udsendes pr mail og godkendes pr mail.
    Vi skal hver især lave en kort arbejdsbeskrivelse af de pågældende funktioner
    Vi skal hver især lave en gruppe med de korrekte mailadresser – husk 2 adresser på Ruth og Kate. Undgå at benytte “reply” fra gamle mails – det går tit galt. Anne Kathrine anbefaler, at lave og gemme et excel-regneark med mailadresser, der ajourføres. Ruth ordner det. Ruth får den nyeste version af medlemslisten til samme formål.
    Arkiv: Bodil har 2 ex. Af alle numre af bladet.
  4. Opfølgning fra sidste bestyrelssesmøde og GF:
    Bodil har en papirversion af Fabita-plakaten. Vi skal gemme filen, så vi kan udskrive den senere (Ref: Jeg har fundet en Adobe-fil, som medsendes til arkiv). Vedr. eventuelt logo: Bente spørger sin nabo, som er grafiker.
    Erfaringer fra temadagen: Lokaliteterne var presset til det yderste. Hvis de skal benyttes en anden gang, må loftet for antal deltagere være 100, og vi skal være opmærksomme på, at der er en større sal. Det var for meget discount. Men vi har fået god respons på indholdet.
    Vi har fået henvendelse fra Bib-skolen om mailadresser til et arrangement om Primo og Summa. Vi er enige om, at vi ikke udleverer adresselister, men gerne sender information videre, hvis vi får en fil med annoncering (er sket, ref.)
    Referat fra GF: Ruth har et supplement til beretningen: ABM-temedagen havde tilslutning af deltagere fra biblioteker, arkiver og museer. Niels Bergman omtalte mulighed for et fælles faggruppe bestyrelsesarrangement i BF-regi. Vi afventer (REF: på mødet dagen efter meddeltes, at det bliver den 31.5.)
  5. Nyt fra BF: Ny kontaktperson fra BF: Matthias Eiriksson. Ny kontaktperson til BF: Irene Olsen. Præsentationsrunde, så Matthias ved, hvem vi er. På Mødet den 1.3 vil Susanne Sørensen fra BFs arrangementsafdeling præsenter det tilbud, de kan hjælpe med til faggruppernes arrangementer. Teksten blev forelagt, og vi er enige om, at det er i orden, det er godt og fornuftigt, og der er klarhed over, hvodan man bærer sig ad. Det forudsætter, at tilmelding til arrangementerne sker via BFs hjemmeside.
  6. Økonomi: Bodil vil nu begynde at spare. F. eks. ved at bede om rejserefusioner fra BF u fremtiden. Spørgsmål om fly fra Aalborg forelægges revisorerne. Regnskabet ligger nu i Excel, så det kan mailes og læses.
  7. Bladet: Kate har bladet i korrektur. Det kommer i løbet af et par uger. Bagsiden skal reviders med bank nr. og CVR. Teksten om tilmelding skal revideres – man behøver ikke at være medlem af BF. Vi skal også have mulighed for tilmelding on-line på hjemmesiden. Kates datter overtager kuverteringen af bladene.
  8. fremtidige temadage og arbejdsopgaver:
    Bodil og Bente har været til kongres på Island (Back to basics and flying into the future). Keynote speaker var Barbara Tillett fra Library of Congress, som talte om afløseren for AACR2. Vi blev enige med Hanne Hørl fra DFs registreringsforum om at lave et fællesarrangement med Barbara T. som hovedattraktion til næste forår – og vi spurgte hende med det samme, og hun sagde ja! Så nu skal vi bare have et par talere mere på plads, så har vi et arrangement til marts 2008.
    Forslag om arrangement i dette forår: Kan vi samle nogle folk der vil snakke om, hvordan det går med de tekniske afdelinger? Vi kan prøve, om vi kan stable et arrangement på benene i uge 23 eller 24. Vi mødes i vejle til planlægningsmøde tirsdag i uge 12, hvis Anne S. kan. (Ref.: er aftalt og på plads). Hvem kan evt. bidrage udover Anne? Susanne, Helsingør? Ester, Hvidovre? Anne Katrine, Lone?
    Ruth foreslog at vi kunne tage ud på arkivet i Vejle og se på dokumenthåndtering – evt. samme dag. (Ref.: er det aftalt?)
    Muligt arrangement i efteråret: Find bib-studerende, der vil afprøve forskellige hjemmesider og evaluere funktionaliteten med henblik på temadag i efteråret. Drøftes igen på mødet i uge 12.
  9. Hjemmeside: Der skal laves et link til indmelding i Fabita. De seneste referater skal lægges ud. Dette referat skal godkendes straks efter udsendelse og derefter lægges ud. Vore mødedatoer skal også lægges på hjemmesiden. Vi skal lave en mødeplan næste gang. Kate spørger Janus, om redigeringsprogrammer er sådan, at vi selv kan gå ind og f. eks. ajourføre datoer o. lgn.
  10. Næste møde:
    Ekstraordinært planlægningsmøde den 20/3. i Vejle.
    Næste ordinære møde i uge 21, helst torsdag den 24/5. Ruth checker med Anne.