.
Generalforsamling, 22. januar 2007

Referat af Generalforsamling i Fabita, 22. januar 2007

Mødet åbnedes med velkomst af Bente Herborg Christensen, Statsbiblioteket.

Dernæst holdt Sine Lindegård Fogh-Nielsen et oplæg om EDH og ESDH. Sine er cand.scient.bibl og tidligere studieadjunkt på Danmarks Biblioteksskole, og er nu Information Management konsulent hos Devoteam Consulting, et internationalt firma der hjælper kunder med it-løsninger.

EDH og katalogisering: oplæg v/ Sine Lindegård Fogh-Nielsen

I sit oplæg tog Sine udgangspunkt i en definition af katalogisering fra Informationsordbogen. Man gør meget af det samme i dokumenthåndtering, sagde hun, men sprogbrugen er en anden. EDH står for elektronisk dokumenthåndtering, ESDH står for elektronisk sags- og dokumenthåndtering. En sag er en samling dokumenter, og der indgår ofte en højere grad af (sags)styring i ESDH end i EDH, dvs funktioner der understøtter proces.

Der er ingen standarder indenfor dokumenthåndtering som svarer til biblioteksvæsenets marc-format og katalogiseringsregler, men de fleste løsninger ligner hinanden ret meget iflg Sine mht de data de vælger at medtage om dokumentet..

På mange arbejdspladser har man oprettet en struktur på filserveren og klarer man sig vha stifinder, og det er typisk denne struktur som danner udgangspunkt for overgangen til et dokumenthåndteringssytem iflg Sine.

Et dokumenthåndteringssystem gør det umuligt at gemme noget på ens egen pc, til gengæld gør det videndeling muligt og understøtter gruppearbejde fordi alle i virksomheden kan få adgang til et dokument.

Sine pegede på følgende problemstillinger:
• Lagring: Hvor? Hvor meget? Hvor længe
• Genfinding: Hvordan? Hvor hurtigt?
• Filing: mappe/emne-strukturer
• Sikkerhed: sikring mod tab af data, korrumpering, og adgang
• Arkivhensyn: sikring af adgang i fremtiden, og mod naturkatastrofer
• Retention: Hvor længe opbevares dokumenterne? Hvordan kasserer man?

Sine viste slides fra det system Devoteam anvender. Hos dem er dokumenthåndteringssystemet indbygget i Office-pakken. På spørgsmålet om hvordan man opnåede den nødvendige disciplin hos virksomhedens medarbejdere mht at lagre dokumenter var svaret kort og godt, “Tvang!” Man skal fratage dem adgangen til filserveren.

Sine kom også ind på beslægtede begreber: arkivering og journalisering. Arkivering, blev vi enige om, er registrering og lagring. Sine slog fast at journalisering kan ligestilles med klassifikation, og spurgte hvordan journalisering foregik på vores respektive arbejdspladser. Svarene afslørede at det vidste de tilstedeværende ret lidt om, og at man rundt omkring i biblioteksvæsenet har mange nytårsforsætter mht indførsel af dokumenthåndteringssystemer.

Fællesnævneren er registrering, et udtryk som flere mente at vi i biblioteksvæsenet er tilbøjelige til at se som mindre værd end katalogisering. Der udspandt sig en debat hvor vi diskuterede fordomme mod “registrering”, og forsøgte at pege på forskelle mellem katalogisering og EDH. Folk pegede på at katalogisering var mere formidlende, mere struktureret, og at en bibliografisk post havde “et offentligt liv”, og det er ikke tilfældet i EDH.

Slides fra Sines præsentation kan ses på Fabitas webside.

Generalforsamling

  1. Valg af dirigent: Bente Herborg Christensen præsenterede Niels Bergman, BF, som var ordstyrer under generalforsamlingen.
  2. Valg af referent: Kate Toft Madsen, Sct. Andreas Bibliotek, blev valgt som referent.
  3. Forelæggelse og godkendelse af bestyrelsens beretning, v/ Bente Herborg Christensen
    BeretningenSidste generalforsamling fandt sted i efteråret 2004 i forbindelse med BFs generalforsamling. Nu blæser der nye vinde: faggruppernes generalforsamlinger finder ikke længere sted i forbindelse med BFs, derfor skriver vi nu 2007.Siden sidst har meget af bestyrelsens arbejde stået i vedtægternes tegn. BF har ønsket en standardisering af faggruppernes vedtægter, dog uden en fuldstændig ensretning. Det har derfor krævet en del arbejde at gennemgå de gamle vedtægter, sammenholde vores ønsker med BFs forslag, og rette til. Niels Bergmann fra BFs sekretariat har været vores mentor i dette arbejde, har trådt til og afklaret tvivlsspørgsmål. Vort arbejde har mundet ud i det forslag til vedtægtsændring vi skal tage stilling til senere i dag.Den valgte bestyrelse har afholdt 8 møder som er blevet brugt til at planlægge temadage, til at arbejde med vedtægterne, og til at planlægge kommende numre af Fabita-bladet. I bestyrelsesperioden er der udkommet tre numre af bladet, det ene et dobbeltnummer. Fabita har også et andet ansigt udadtil, nemlig vores webside. I denne bestyrelsesperiode blev den totalrenoveret, og genopstod i en ny rød farve, takket være Janus Andersen fra Fredericia Bibliotek. På hjemmesiden er der mulighed for at finde artikler fra tidligere numre af bladet og stof fra de afholdte temadage.Vi har afholdt tre temadage, de to af dem særdeles velbesøgte. I maj 2005 afholdt vi temadagen om ABM-samarbejde på Vejle Bibliotek med 71 deltagere, både fra biblioteksverdenen og fra arkivverdenen. Begge grupper fik vist et indblik i et parallelt registreringsunivers.
    I december 2005 afholdt vi en temadag sammen med IT-faggruppen om Web Services på Århus Kommunes Hovedbibliotek. Her var der 41 deltagere, men det valgte emne havde måske heller ikke så bred appel.

    Langt større held havde vi med temadagen: “Omsyning af katalogen” afholdt i Odense den 13. november 2006, som trak 120 tilmeldte.

    Undervejs i vores bestyrelsesperiode har vi måttet sige farvel til bestyrelsesmedlem Anne Kathrine Skibelund, som måtte indskrænke sine aktiviteter af helbredsmæssige årsager. Til dels som følge heraf aflyste vi et planlagt et bestyrelsesinternat. Internatet skulle være blevet brugt til brainstorming: hvad er vigtigt i katalogisering lige nu? Og hvordan skal det afspejles i Fabitas aktiviteter? Nu må det blive den næste bestyrelse som finder ud af det.

    Respons på beretningen

    Bodil Dalgaard-Møller roste de øvrige bestyrelsesmedlemmer, og understregede, at vi har brug for nye kræfter fra folkebiblioteksområdet.

    Også Ruth Hedegaard påpegede at vi mangler tre bestyrelsesmedlemmer, og fremførte sit eget ønske til næste bestyrelsesperiode: at bestyrelsesmedlemmerne dyrkede deres egen faglighed sammen. Hvad kunne vi tænke os at se på.

    Susanne (efternavn) syntes ikke 41 deltagere var for få til et arrangement: et lille arrangement giver mulighed for at stille dumme spørgsmål.

    Niels Bergmann syntes også det var OK at lave noget for den snævre kreds.

    Men hvordan får man folkebiblioteksfolk til at stille op? Spurgte Lone Lyk-Jensen.

    Der opstod en spontan brainstorm som endte med følgende forslag til bestyrelsen: en artikel om betydningen af katalogisering i folkebibliotekerne; også en skriftlig henvendelse fra Fabita til folkebibliotekernes ledere.

    Beretningen blev godkendt.

  4. Forelæggelse og godkendelse af årsregnskab for forudgående kalenderår
    Regnskabet blev præsenteret af kasserer, Bodil Dalgaard-Møller. Et af målene ved den forgangne bestyrelsesperiode har været, at vi skulle brug penge. Fabita har haft en lille formue, og pæne indtægter. Vi har haft et beklageligt tab af penge ifm den aflyste bestyrelsesinternat. Medlemstallet er steget (omend ikke drastisk). Antallet af institutionsmedlemmer er faldet, men denne medlemskabsform udgår også nu og bliver til almindeligt abonnement på bladet. Fabitas årlige indtægter udgør cirka kr.40.000. Indtil videre holder vi fast i bladet (udgifter cirka kr.10.000). Betaling for deltagelse i temadage har været gradueret ift medlemskabsforhold. I bestyrelsesperioden har Bodil skåret ned i antallet af konti, og slanket administrationen. Fabita er besiddelse af en mindre kontantbeholdning.
    Se regnskabet i denne pdf.
    Niels Bergmann: Der er nu mindre fokus på faggruppernes formuer. I behøver ikke tage det så tungt, med at nedbringe kapitalen.
    Regnskabet blev godkendt, og sendes nu til revisorerne.
  5. Forelæggelse og godkendelse af budget for kommende kalenderår med forslag til kontingent v/Bodil Dalgaard-Møller
    Se budgettet i denne pdf.
    Der regnes med et kontingent i begge år på 144,00 kr. for personlige medlemmer.Der regnes med et pris på 75,00 kr for abonnement (biblioteker) – 2 numre årligt

    Faggruppens kapital skal fortsat nedbringes. Den udgjorde ved udgangen af 2005 62.314,76 kr.
    I løbet af 2006 er kapitalen nedbragt betydeligt med 39.674,72 kr. til 22.640,04 kr.
    Dette har haft betydning for budgettering for 2007 og 2008

    14/1-2007 / Bodil Dalgaard-Møller

    Kontingentet fastholdes uændret. Vi kalkulerer ikke med at arrangementerne skal være indtægtsgivende. Punktet “møder” på regnskab 2006 er stor grundet aflysningen af internatet.
    Niels Bergmann: Det var måske også en ide at lægge et foreløbigt budget for 2009 ud.
    Hanne Hørl: Revurder, om I fortsat skal have det trykte tidsskrift. Måske hellere et e-tidsskrift.
    Forslaget medførte en del debat. Et blad er handy, og så er der en del medlemmer der endnu ikke har tilmeldt sig Fabitas mailing-liste, til bestyrelsens store fortrydelse.
    Hanne Grau: Hvordan går det med tilmelding til mailing-listen? Hertil kunne Bente Herborg fortælle, at der mangler stadig 20.
    Større aktualitet i bladet efterlystes, og man diskuterede hvordan det kunne realiseres når der kun udkom to numre om året. Niels Bergman påpegede at produktionsplan og deadline er også vigtige for e-tidsskrifter. Ingen beslutning blev truffet, bestyrelse kan evt efterlyse en mening hos medlemmerne.
    Budgettet blev godkendt.

  6. Indkomne forslag til generalforsamlingsbeslutning, ændring af vedtægter
    Hovedpunktet her var forslaget til nye vedægter, som blev godkendt, og som kan ses i deres fulde ordlyd på Fabitas hjemmeside.
    BF var jo primus motor bag de nye vedtægter for faggrupperne, og Niels Bergmann begrundede BFs ønske. BF ønsker fornyelse i faggrupperne: de skal være mere en erfa-grupper. Faggrupperne skal indgå i det bredere faglige arbejde, bl.a. som sparringspartnere for HB. Nu ændres studerendes og pensionisters muligheder for at agere ift faggrupperne, og det er legalt at være ikke-BF’er, et interessemedlem. Dog skal grundstammen i faggrupperne være de almindelige aktive BF-medlemmer. Faggruppernes generalforsamlinger skal ikke længere afholdes i forbindelse med BFs, og det giver flere muligheder, mente Niels-og dermed også en overgangsperiode.
  7. Opstilling af kandidater til bestyrelsen
    Som bekendt måtte bestyrelsesmedlem Anne-Kathrine Skibelund, Roskilde, fratræde i utide. Vi har således været i underskud ift det antal bestyrelsesmedlemmer vi måtte være. Vores to suppleanter, Blide Kürstein-Borg, og Lone Lyk-Jensen, Helsingør, ville gerne takke af efter mange års arbejde, de øvrige bestyrelsesmedlemmer ville gerne fortsætte.
    Irene Olsen, Søfartens Bibliotek, meddelte at hun gerne ville stille op til bestyrelsen.
    Spørgsmålet om hvordan man fik fat i nogle bestyrelsesmedlemmer fra folkebibliotekssektoren var op og vende endnu en gang. Lone Lyk-Jensen tilbød at forfatte et opråb til sine kollegaer som kunne sendes ud via Fabitas nyhedsliste.
  8. Valg af 2 revisorer og 1 revisorsuppleant
    Gitte Behrens og Dorete Larsen vil gerne fortsætte som revisorer.
  9. Valg ved stemmeudvalg.
    Det blev besluttet ikke at sende valget til urafstemning. Der var fredsvalg, og Irene Olsen blev valgt ind i bestyrelsen. Bestyrelsen består nu af:
    • Bente Herborg Christensen, Statsbiblioteket
    • Bodil Dalgaard-Møller, Dansk Bibliotekscenter
    • Irene Olsen, Søfartens Bibliotek
    • Kate Toft Madsen, Sct. Andreas Bibliotek
    • Ruth Hedegaard, Vendsyssel Historiske Museum
  10. Evt.
    Niels Bergmann erindrede om at BF gerne vil holde et bestyrelsesseminar.