.
En DeLBase bliver til

Historien om oprettelse af Dansk Lokalbibliografisk Base i DanBib

Af Bodil Dalgaard-Møller, Databasekonsulent, Dansk BiblioteksCenterDatoen er d. 6. september 2007, og der er pludselig to ekstra basevalg i DanBib via Netpunkt.dk.
De nye muligheder er DLB+Standard og DLB.

Det ligner et trylleslag, men der har ligget en spændende og konstruktiv proces forud for åbningen af denne delbase, der rummer ca 230.000 poster i skrivende stund (1 måned efter åbningen).
For mig var lokalbibliografiområdet et ukendt land med et netværk jeg ikke kendte til i den ellers lille danske biblioteksverden. Da jeg fik ansvaret for DBC’s deltagelse i projektet var der derfor mange nye problemstillinger at forholde sig til.

Selve projektet

Projektet er finansieret af Biblioteksstyrelsen og ledet af Jørgen Gram Christensen (JGC) fra Vejle Bibliotek. Den fyldige projektrapport “Udvikling af lokalbibliografisk arbejde” der ligger til grund for arbejdet kan ses på adressen www.vejlebib.dk/lokalbib.

I denne projektrapport står følgende problemformulering:

1.1 Problemformulering
• Hvordan kan kendskabet og tilgængeligheden til lokalbibliografisk materiale fremmes?

Projektet og dermed denne rapport er et modningsprojekt, som har til formål at beskrive den lokalbibliografiske virkelighed og fremkomme med mulige scenarier for den lokalbibliografiske fremtid. Derfor er hensigten med dette projekt, at fremkomme med en udviklingsplan på baggrund af rapportens anbefalinger for en bæredygtig model for udviklingen af det lokalbibliografiske arbejde.”

Se nærmere om projektindhold og anbefalinger i projektrapporten.

Der findes i princippet en lokalbibliografi for hvert amt i Danmark. Nogle amter har dog ingen decideret lokalbibliografi, andre har mere end ét registreringssystem. De ansvarlige biblioteker har forskellige bibliotekssystemer og en enkelt har kun CD-ROM’er til rådighed. Der havde igennem flere år været et ønske om at samle denne brogede flok i en fælles landsdækkende lokalbibliografisk base, dog uden held. Nogle medlemmer af PAL (gruppen af Praktisk Arbejdende Lokalbibliografiredaktører) havde derfor foreslået om man ikke bare kunne lægge det hele ind i DanBib i stedet.

Som led i et forprojekt sendte en del af de lokalbibliografiske baser testposter til DanBib, så vi kunne vurdere, om ideen var holdbar og værd at arbejde videre med. Postindholdet så i store træk brugbart ud. Så efter et par konstruktive møder mellem JGC og DBC hvor der blev drøftet 4 forskellige løsningsmodeller, lagde vi os fast på den model, der nu er i luften. Og BS bevilligede penge til projektet.

Løsningsmodellen

Det blev besluttet at DLB-posterne skulle ligge i en separat delbase i DanBib, som man skulle kunne tilvælge. Den skulle benytte sig af den eksisterende base- og poststruktur med sammenmatchede poster i klynger og udnytte relevante lokaliseringer og det kørende bestillingssystem. Den skulle passes ind i netpunkt-grænsefladen uden for mange ændringer, og posterne skulle håndteres efter samme model som poster fra fag- og forskningsbiblioteker.

Opstartsfasen

Det lød jo ikke så svært. Men da vi på DBC drøftede modellen igennem og forsøgte at vurdere fordele og risici, dukkede der alligevel nogle udfordringer op. Det var fx:

  • • Hvordan undgik vi at påvirke den eksisterende netpunkt-brug negativt
  • • Hvordan håndterede vi en separat base som lå uden for den fulde standardbase
  • Hvordan holdt vi styr på klyngestrukturen som posterne jo alligevel blev en del af
  • Hvornår skulle de nye lokaliseringer være synlige
  • Hvilken logisk struktur skulle der vælges i den nye delbase
  • Hvilke krav var der til søgbarheden i disse nye poster
  • Hvilke krav stillede bestillingssystemet aht. VIP-oplysninger, automatisk fjernlån m.v.
  • Hvilke krav var det nødvendigt at stille til posternes indhold og formatering
  • Hvordan skulle vi styre posthåndteringen fra så mange forskellige leverandører

Spørgsmål var der nok af, og vi havde brug for at drøfte nogle af dem med PAL.
Derfor afholdt vi et møde (midt i maj i år), hvor vi ridsede løsningsmodellen op og tog nogle beslutninger vedrørende struktur og søgbarhed. På mødet fremlagde vi desuden en tidsplan der stilede mod en idriftsættelse d. 1. september i år. Måske optimistisk men det var vigtigt at signalere fremdrift i projektet.

DLB-poster i forhold til andre DanBib-poster

DLB-posterne har et lidt andet formål end de poster vi ellers møder i DanBib. De er skabt i et meget lokalt regi og er lige så meget beregnet til dokumentation som til lokalisering. Mange af posterne repræsenterer et par sider i et dokument der måske ikke længere er tilgængeligt. Det kan være særtryk, lokalplaner, små lokale udgivelser m.m. En stor del af posterne er indskannede eller retrokonverterede registreringer fra de trykte lokalbibliografier eller kartotekskort. Mange af samlingerne har ikke haft den store bevågenhed hos bibliotekernes IT-afdelinger og har måttet tilpasse sig de lokale muligheder bibliotekssystemerne tillod.

Emnemæssigt har posterne taget udgangspunkt i det geografiske område de dækker. Derfor har dk5 ikke været den primære klassifikation. Posterne indeholder derimod rigtig mange ukontrollerede emneord og de uundværlige kommune- og amtskoder der er hele skelettet i den lokalbibliografiske struktur.

En meget stor del af posterne er analyser. Der er i langt de fleste tilfælde gode værtspublikationsoplysninger i felterne 557 og 558, men de fleste af posterne indeholder ikke et regulært link til en værtspublikationspost i felt 016, ligesom der i mange tilfælde ikke findes en selvstændig registrering af værtspublikationen i den lokalbibliografiske base.

Beslutninger og konsekvenser

De mange leverandører:

Vi besluttede at tildele hver enkelt leverandør sit eget biblioteksnummer af typen 1590XX.
Det resulterede i 34 biblioteksnumre: 14 amter, Københavns og Frederiksberg kommuner, de københavnske kommuner i Københavns amt samt Varde kommune, der har sin egen base under Ribe amt. Det er denne struktur der afspejles i basevalgsmenuen ved tilvalg af DLB-basen
Det var alt for mange biblioteksnumre, men der var ingen vej udenom, da vi ellers ikke kunne styre sammenfaldende brug af lokale id-numre.

Der har været livlig aktivitet i lokalsystemerne for at kunne udtrække og sende brugbare filer til DanBib. Det har givet en del panderynker og korrespondance frem og tilbage, men det har også betydet en synliggørelse af området lokalt.

Postindholdet:

Posterne skulle opfylde de samme krav som alle andre poster i DanBib. Derfor er alle poster valideret efter DanBibs standardvalidering. Det har betydet mange afviste poster med deraf følgende rettelser.

Der er i mange af lokalbibliografierne lagt et stort arbejde i at få rettet posterne op til et fornuftigt niveau. Det har især drejet sig om de manglende 016-links til værtspublikationer. Dette link har meget stor betydning for hele løsningsmodellen. Analyseposter i DanBib får deres lokalisering via værtspublikationen. Hvis værtspublikationen er klynget sammen med den samme værtspublikation fra andre biblioteker, vil alle disse biblioteker være mulige lokaliseringer i en bestillingssituation. Hvis analysen derimod ikke indeholder et link vil det kun være lokalbibliografien, der optræder som lokalisering, og dermed sendes en bestilling lidt tilfældigt ud i væsenet.

Et andet vitalt dataindhold er kommune-, regions- og amtskoder. De er placeret i felt 033, der ikke var søgbart i DanBib. Der har været forskellig praksis for udformningen af feltet, hvis det har været brugt, og strukturreformen har resulteret i problemer med kontinuiteten i tildelingen. Vi har løst problemet ved at få præciseret brugen af felt 033 delfelt *a og *b og godkendt søgekoderne kn og lkn i Biblioteksstyrelsen.

Derefter konsekvensretter vi nu løbende posterne ved indlæggelsen i DanBib. Ved hjælp af en tabel dannes alle geografiske betegnelser i delfelt *b ud fra den inddaterede kode i delfelt *a.
Ud fra en anden tabel suppleres alle gamle kommunenumre med 033-felter med de nye kommunenumre og -navne. Det betyder at alle poster kan søges og skannes med de nye kommunenumre uanset hvad der er inddateret i posten. Endelig indsætter vi relevante 033-felter i posterne fra de københavnske kommuner, der normalt blot er folkebiblioteksposter trukket ud af biblioteksbasen.

Denne procedure har resulteret i et brugbart systematisk skelet der bl.a. kompenserer for de manglende dk5-klassemærker.

Lokaliseringsformaterne:

Da DLB-basen er en tilvalgsbase, blev det besluttet, at lokalbibliografierne kun skal vises som lokalisering, når der ikke er andre lokaliseringer. Et aspekt der også taler for dette valg, er at mange af materialerne ikke findes fysisk i de lokalbibliografiske samlinger, og at de derfor alligevel ikke ville kunne imødekomme en bestilling. Men selvom DLB-basen skal tilvælges for at være synlig, vil lokalbibliografierne i nogle tilfælde kunne ses som lokaliseringer ved de øvrige baseafgrænsninger. Det skyldes klyngestrukturen.

Afrunding

Oprettelse af DLB-delbasen har været et meget spændende projekt at deltage i, og der har været udvist stor entusiasme fra mange sider. Det er derfor ekstra tilfredsstillende at det er mundet ud i et brugbart produkt der fungerer fint indenfor DanBibs rammer og Netpunkts grænseflade – og endda kun 3 dage forsinket i forhold til den fastlagte tidsplan.

Jeg kunne nemt fylde et helt blad med detaljer om denne nye base og processen med at opbygge den, men ovenstående giver forhåbentlig et lille indblik i nogle af de aspekter der er i spil i et sådant projekt.